Medewerker Secretariaat Veilig Thuis

Wat ga je doen?

Je bent de steun en toeverlaat voor de afdeling en het managementteam van Veilig Thuis. Dat maakt dat je werkzaamheden nooit een dag hetzelfde zijn. Flexibel zijn en snel kunnen schakelen is een pré. 

Hoe ziet een dag eruit?

We starten de dag met een teamoverleg waarin je met elkaar afstemt wie wat doet die dag. De ene dag ondersteun je bij het aanmaken van de meldingen die binnenkomen van de politie, vraag je verrijking op bij de verschillende ketenpartners en verwerk je deze in het dossier, zodat de medewerkers ermee aan de slag kunnen. Tussendoor neem je de telefoon aan en verbind je de beller door naar de juiste medewerker of afdeling. De andere dag heb je bureaudienst waarbij je de secretariaatsmailbox beheert en ook de telefoon aanneemt. Daarnaast verzorg je het aanmaken van reguliere meldingen en verwerk je de opgevraagde verrijking in de dossiers.

Wat hoort verder bij het takenpakket?

Je kunt brieven redigeren en verwerken, je voegt bijlagen toe aan dossiers en je zorgt ervoor dat het registratiesysteem up-to-date blijft. Het is een pré wanneer je bekend bent met het werken in registratiesystemen of dat je dit jezelf snel eigen kunt maken. Omdat je veel vertrouwelijke informatie in het kader van huiselijk geweld en kindermishandeling te lezen krijgt, zijn we op zoek naar een collega die sterk in zijn/haar schoenen staat en met privacygevoelige informatie om kan gaan.

Naast het meewerken en denken in het primaire proces liggen er ook veel secretariële taken op je te wachten. Zo notuleer je bij teamvergaderingen, verzorg je de inkomende en uitgaande post (via het programma Join), beheer en bewaak je de agenda en de verschillende mailboxen van het secretariaat en het managementteam en verwerk je licht P&O werk. Het is ook mogelijk om jezelf te binden aan een werkgroep binnen Veilig Thuis.

Wie zijn wij?

Je komt te werken binnen de afdeling Veilig Thuis van Gelderland-Zuid (onderdeel van GGD Gelderland-Zuid), waar zo'n 85 medewerkers werken. Je werkt nauw samen met je secretariaatscollega's, medewerkers Veilig Thuis en het management. 

Wij willen je goed ondersteunen en zorgen daarom voor een inwerkprogramma, zodat het werken bij Veilig Thuis je snel eigen wordt. Een ervaren collega wordt jouw mentor en trekt samen met jou op. Ook geven we je de ruimte om jezelf verder te ontwikkelen. We proberen optimaal gebruik te maken van wat jij aan kennis, kunde en ervaring in huis hebt.

Wat bieden wij jou?

• Een zelfstandige en uitdagende baan die ertoe doet in een gemotiveerd en collegiaal team waar je op terug kunt vallen.
• Een salaris van minimaal € 2.434,- en maximaal € 3.524,- bij een volledige aanstelling volgens schaal 6 van de Salaristabel SGO (Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties).
• Een rechtspositie op basis van de cao SGO.
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto jaarloon. Dit kun je o.a. inzettenvoor verlof, geld of studie.
• Een contract voor de duur van een jaar, met uitzicht op een vaste aanstelling.

Deze vacature wordt zowel in- als extern gelijktijdig gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang in de procedure.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken iemand die beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden en die weet hoe belangrijk het is om zorgvuldig en discreet te werk te gaan binnen een omgeving als Veilig Thuis. Je werkt efficiënt en effectief en houdt in elke situatie het overzicht. Flexibiliteit en stressbestendigheid zijn voor jou vanzelfsprekend; of het nu druk is of rustig, jij weet prioriteiten te stellen en het hoofd koel te houden.

Met jouw proactieve houding werk je graag samen met collega’s en bouw je sterke samenwerkingsverbanden op binnen het team. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is en je haalt energie uit de afwisseling in je werk. Zelfstandig werken gaat je goed af, maar ook in teamverband kun je snel schakelen en draag je bij aan een prettige en professionele werksfeer.

Tot slot beschik je over de volgende vaardigheden en opleidingsniveau: 

• Een opleiding MBO-niveau 4 secretaresse of een soortgelijke opleiding afgerond
• Je bent ICT-vaardig en hebt een goede kennis van MS SharePoint, Office-365 en AFAS

Bij indiensttreding vragen we je om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Waar kom je te werken?

GGD Gelderland-Zuid is de gezondheidsdienst voor 14 gemeenten in de regio's Nijmegen en Rivierenland.
Onze belangrijkste taak is het bewaken, beschermen en bevorderen van de volksgezondheid. Ons werkgebied telt ruim 555.000 inwoners en we hebben circa 450 medewerkers in dienst. De kernkwaliteiten die onze medewerkers delen, zijn: kwaliteitsgerichtheid, ondernemingszin en omgevingsbewustzijn.