Medewerker Bestuurs- en Directiesecretariaat

Ben jij op zoek naar een uitdagende functie waarin je jouw organisatorische talenten kunt laten zien? Wil je werken voor een dynamische organisatie die zich inzet voor een gezond en veilig Nederland? Voel jij je thuis in een wereld van actualiteiten, politiek en maatschappelijke ontwikkelingen? Dan zijn we op zoek naar jou!

GGD GHOR Nederland is een belangrijke schakel binnen de publieke gezondheid en veiligheid in Nederland. Onze organisatie is volop in ontwikkeling. Wij zijn op zoek naar een ervaren en proactieve secretariaatsmedewerker voor het bestuurs- en directiesecretariaat - onderdeel van team bestuursondersteuning - om ons te komen versterken. Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor het leveren van secretariële ondersteuning aan de voorzitter en de directie.

De organisatie

Wij zijn GGD GHOR Nederland, de landelijke vereniging van de 25 regionale GGD’en en GHOR-bureaus. Samen met onze leden werken we aan het bewaken, beschermen en bevorderen van de gezondheid en veiligheid van alle inwoners van Nederland. We behartigen de belangen van onze leden, de directeuren publieke gezondheid (DPG’en), richting politiek, overheden, samenwerkingspartners en publiek. We voeren projecten uit die een bijdrage leveren aan een betere publieke gezondheid en veiligheid. Dat doen we in ons uitgebreide netwerk, samen met de overheid, kenniscentra, onderzoeksinstituten en andere belangenorganisaties. Meer lezen over werken bij GGD GHOR Nederland? Kijk dan op https://ggdghor.nl/home/werken-bij/.  

Bij GGD GHOR Nederland geloven wij dat diversiteit onze kracht is en dat een inclusieve werkomgeving leidt tot verbeteringen en succes. We streven ernaar om een diverse en rechtvaardige werkplek te creëren waar iedereen, ongeacht je achtergrond, leeftijd, geloof, geslacht, seksuele voorkeur, nationaliteit of enige andere variaties die we kennen of nog niet erkennen, gelijke kansen heeft om bij ons een unieke bijdrage te leveren. We moedigen sollicitaties aan van alle gekwalificeerde kandidaten, inclusief degenen die traditioneel ondervertegenwoordigd zijn binnen het publieke domein.  

Het team

Het bestuurs- en directiesecretariaat is onderdeel van team Bestuursondersteuning, Het secretariaat telt op dit moment drie collega’s; samen vormen deze een hecht team waarin de collega’s elkaar helpen bij drukte of waarnemen bij afwezigheid. We hanteren flexibele werktijden en werken hybride. In principe hanteren we tenminste één kantoordag per week. Uiteraard staat het je vrij om ook op andere dagen op kantoor te werken.

Wat houdt de functie in?

Als bestuurs- en directiesecretaresse ben je een onmisbare spil. Je ondersteunt de voorzitter en directie in hun dagelijkse werkzaamheden in brede zin, variërend van complex agendabeheer (waarbij je proactief knelpunten signaleert en oplost), het zelfstandig beheren van diverse mailboxen tot het organiseren van (externe) bijeenkomsten. Daarnaast vervul je een belangrijke ondersteunende rol bij bestuurlijke processen. Je maakt (jaar-)planningen voor vergaderingen, verzorgt de uitnodigingen hiervoor, draagt zorg voor het verzamelen en vesturen van agenda’s en vergaderstukken, zorgt voor de notulen en bewaakt deadlines. Je zorgt ervoor dat men goed geïnformeerd en voorbereid is voor afspraken en over de juiste documenten beschikt.

Wie zoeken we?

Je brengt, naast in ieder geval Hbo+ werk- en denkniveau, minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie mee en bij voorkeur een afgeronde opleiding Directiesecretaresse.

Daarnaast beschik je over:

• Aantoonbare en ruime ervaring met complex agendabeheer en verslaglegging van vergaderingen.
• Ruime kennis van en ervaring met MS Office programma’s zoals Outlook, Sharepoint, Teams.
• Zeer goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Bekendheid met iBabs is een pre.

Bij voorkeur heb je ervaring binnen een vereniging, de (semi-)overheid en/of de wereld van publieke gezondheid en veiligheid.

Wie ben jij?

Ons team zoekt iemand die in staat is om organisatiebreed te kijken en oplossingen aan te dragen met oog voor detail, efficiëntie en kwaliteit:

• Je bent proactief, hebt een initiatiefrijke houding.
• Je krijgt zaken voor elkaar, waarbij je de juiste prioriteiten stelt.
• Je bent sterk in plannen en organiseren.
• Je bent stressbestendig; je houdt het hoofd koel als plannen net even anders lopen dan verwacht en weet snel te schakelen om zaken toch soepel te laten verlopen.
• Je bent communicatief zeer vaardig en representatief.
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat vertrouwelijk om met informatie.

Wij zoeken een collega met een positieve instelling, die graag samenwerkt, die bestuurlijk en organisatie-sensitief is en bewust van onderlinge verhoudingen. Je hebt een goede antenne voor onderwerpen die spelen binnen de organisatie en daarbuiten en signaleert dit.

Wat we jou bieden

Wij bieden jou de kans om een bijdrage te leveren aan maatschappelijk zeer relevante thema’s in een dynamische omgeving. Je krijgt een uitdagende en afwisselende job voor 32 uur per week waarin je serieuze impact kunt maken, met collega’s die net als jij met hart en ziel werken voor de publieke gezondheid en veiligheid. De werkdagen worden in overleg bepaald.

Overige arbeidsvoorwaarden waar je op kunt rekenen:

Ons kantoor is goed bereikbaar met openbaar vervoer, we zitten vrijwel naast station Utrecht Lunetten. Kom je met de auto? Dan kun je bij kantoor of in de wijk gratis parkeren.