Managementassistent

Ben jij een zelfstandige managementassistente, snel met ad hoc vraagstukken, en expert in Outlook, Word, Excel, en PowerPoint? Raak jij niet in de stress van binnenkomende mails, vragende collega’s en een piepende telefoon maar stel je prioriteiten en zorg je dat het werk af komt? Is plannen en organiseren jouw sterkste kant? Ben je een sociale collega met een open uitstraling? Dan ben jij precies de nieuwe managementassistent die wij voor het team zoeken!

Wat je gaat doen als managementassistent

Als ervaren managementassistent heb je een zeer afwisselende baan en werk je nauw samen met de HR-business adviseur en de collega-managementassistenten, de managers en natuurlijk andere ondersteunende functies binnen de GGD.

Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• het geven van ondersteuning in personeelsprocessen. Je vraagt bijvoorbeeld voor nieuwe medewerkers toegang tot verschillende systemen aan, zorgt dat er een pasje klaarligt en vangt ze op hen eerste werkdag op;
• digitale archivering van brieven en dat de organisatorische en administratieve werkzaamheden rondom werving en selectie;
• ondersteuning van je collega-managementassistenten met verschillende administratieve werkzaamheden. Denk hierbij aan het aanmaken van inkooporders, het bestellen van kantoorartikelen, ondersteunen bij PR-activiteiten en het beheren van SharePoint;
• ondersteuning bij het beheren van de agenda van de managers. Je beoordeelt en prioriteert de afspraakverzoeken en plant ze in.
• het regelen en faciliteren van trainingen, (MS Teams-) vergaderingen/bijeenkomsten, inclusief het reserveren van faciliteiten én het samenstellen van de agenda, korte verslaglegging of een actie- en besluitenlijst.

Kortom, geen dag is hetzelfde en dit zie je ook terug in het wisselende takenpakket.

Wat wij van je vragen

Als managementassistent P&O ben je zelfstandig en kan je omgaan met vertrouwelijke informatie en stressvolle situaties. Je blijft kalm in een dynamische omgeving en kunt snel schakelen tussen ad hoc vraagstukken waarbij er een beroep wordt gedaan op je probleemoplossend- en organisatorisch vermogen. Je weet hoe je de juiste prioriteiten moet stellen. Collega’s kunnen op je rekenen. Dit zien we terug in flexibiliteit in je werkzaamheden en werktijden. Je pakt taken op en je bent bereikbaar wanneer dat nodig is. Natuurlijk heb je ervaring met complex agendabeheer. Je bent proactief, gewend om met uiteenlopende partijen te communiceren (van directie en manager tot medewerker op de werkvloer) en staat stevig in je schoenen.

Daarnaast vragen we:

• een afgerond mbo-diploma (niveau 4);
• minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• het is een pre als je al iets weet en/of ervaring hebt met de werkzaamheden van de GGD en/of gemeente Den Haag;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• ervaring met diverse Microsoft-applicaties (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, MS Teams);
• ervaring met digitaal werken is een pre (bijvoorbeeld SharePoint en iBabs);
• in ieder geval beschikbaar op de woensdag en vrijdag.

Meer informatie

Geïnteresseerd? Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Toby Rijks, afdelingsmanager Coördinatie en Projecten, op telefoonnummer 06-39656489 of kijk op werkenvoor.denhaag.nl.